ניהול זמן: מהן האבנים הגדולות בחיים שלכם?

ישנם שני אופנים בהם אנשים נוטים לאבד את זמנם, ונערוך איתם היכרות:

האופן הראשון הינו בזבוז זמן ישיר. אנשים שאינם מנצלים את הזמן שלהם כראוי, אלא מבזבזים אותו לבטלה - מאבדים במו ידיהם משאב יקר ערך, שאין לו תחליף. בדיוק כפי שלא נוכל להשלים עם מעשיו של אדם שלוקח כסף מזומן ומשליך אותו לים, כך צריך להיות היחס שלנו כלפי מי שלוקח זמן שיכול להיות מנוצל למטרות נפלאות – ומבזבז אותו סתם.

כמובן, יש להגדיר מהו "בזבוז" זמן. האם לשבת חצי שעה עם כוס קפה והעיתון של הבוקר, נחשב ל"בזבוז"? לא בטוח... לפעמים, דווקא מחצית השעה הזו – תעניק לנו מוטיבציה וכוחות להמשיך את הפעילות היומיומית באופן יעיל יותר. מאותה סיבה, גם חופשה של שבוע לא תחשב ל"בזבוז" זמן, וגם לא משימות רבות אחרות שאולי אין בהן תועלת מיידית וניכרת לעין, אבל הן מהוות מקור לאנרגיה רגשית שמאפשרת את התפקוד היומיומי שלנו.

כמו כן, יש לשים לב, כי במהלך חיינו – הזמן אמור לשמש למטרות מגוונות, שכולן חשובות: יש זמן שמוקדש למשימות ערכיות-רוחניות, יש זמן שמוקדש למשפחה, יש זמן שמוקדש לעבודה וכן הלאה. כל פרק זמן שאנו מקדישים למטרה שחשובה בעינינו דיה בכדי להקדיש לה זמן – אינו זמן מבוזבז. זמן מבוזבז, איפוא, הינו זמן שאנו משתמשים בו בצורה שאינה מכוונת מטרה, או לשם מטרה שאינה מצדיקה את הזמן שאנו מקדישים לה – על פי סולם הערכים שלנו.

ובכל מקרה, בזבוז זמן מוחלט – הינו רק אחד האופנים שבו אנו עשויים לאבד את משאב הזמן באופן לא תקין ובלתי מבוקר. אופן נוסף של בזבוז זמן – הינו: ניצול הזמן למטרה ראויה כשלעצמה, אולם בצורה או במועד בלתי מתאים...

נמחיש זאת אולי בדוגמה קיצונית מעט: תארו לעצמכם אדם שמשקיע שעות ארוכות בהכנות לקראת שבת המלכה, בקניות של מוצרים טריים, בבישול, ובנקיון הבית. האם זו מטרה ראויה? בלי ספק. אולם שכחנו לציין פרט אחד קטן: אותו אדם עושה את כל המטלות הללו ביום ראשון... האם זה עדיין נשמע הגיוני? ודאי שלא... מרבית הסיכויים נתונים לכך, שאותו אדם יצטרך לחזור ולבצע את המטלות הללו שנית לכבוד שבת, משום שהאוכל שבישל ביום ראשון – כבר לא יהיה טרי עד לשבת הבאה, והבית יספיק להתלכלך כמה וכמה פעמים...

אז מה היה לנו בעצם? היה לנו אדם שניצל את זמנו למטרה ראויה בהחלט, אולם לא עשה זאת בזמן הנכון.

לכן, כאן נכנס לתמונה נושא חדש: ניהול זמן. ניהול זמן, משמעותו: תכנון נכון של המטלות שעלינו לבצע – ביחס לזמן העומד לרשותנו, כך שהזמן יוכל להכיל מטלות רבות ככל שניתן, והן תבוצענה ביעילות המירבית. ניהול זמן יכול לשפר במידה משמעותית ביותר את ניצול הזמן שלנו, ובשורות הבאות נמחיש את הדברים היטב באמצעות סיפור.

האם המיכל מלא?

לפני מספר שנים, הוזמן לכנס מנהלים בכירים בארצות הברית, מרצה ידוע. נושא ההרצאה היה: תכנון זמן יעיל. בפתח דבריו, אמר המרצה לנוכחים כי בכוונתו לערוך בפניהם ניסוי, ומיד שלף מתחת לשולחן שהפריד בינו ובין המאזינים מיכל זכוכית גדול והניחו על השולחן לפניו.

לאחר מכן, הוציא המרצה מתחת לשולחן עשר אבנים גדולות ויפות, והניח אותן בצורה מסודרת בתוך המיכל, עד שהאבן האחרונה הגיע לשפת הכלי. "האם המיכל מלא?", שאל המרצה, והנוכחים הנהנו בראשם. ברור היה שלא ניתן להכניס למיכל אפילו אבן אחת נוספת.

כעת התכופף שוב המרצה אל מתחת לשולחן, ושלף שק מלא אבני חצץ. בקפדנות הוא שפך את החצץ אל תוך המיכל, ניער אותו מעט, וכך – אבני החצץ הסתננו אל בין האבנים הגדולות, עד שהגיעו לתחתית המיכל. הוא הוסיף עוד ועוד אבני חצץ, עד שהאבנים הגיעו לשפת המיכל. "האם כעת המיכל מלא?" שאל שוב המרצה, והנוכחים החלו לגלות ענין והשיבו בחיוב בהתלהבות.

אולם להפתעתם, שוב התכופף המרצה, והפעם, שלף מתחת לשולחן שק עם חול... את תכולת השק הוא שפך אל תוך המיכל, גרגרי החול חדרו אל בין אבני החצץ ומילאו את החלל לגמרי, אך מלא תכולת השק הצליחה להכנס אל המיכל אף שהגיעה אל שפתו ממש. "ומה כעת? האם המיכל מלא?" שאל שוב המרצה בחיוך, והנוכחים היו משוכנעים כעת כי התשובה חיובית... כן, המיכל מלא, ולא ניתן להכניס אליו אפילו גרגיר חול אחד!

ובכן, התכופף המרצה שוב אל מתחת לשולחן, ושלף קנקן מים... את המים הוא יצק אל תוך המיכל, והם חדרו אל בין גרגרי החול ומילאו את המיכל עד שפתו. כעת, באמת, המיכל כבר היה מלא...

הניסוי תם, והמרצה הסביר את משמעותו: בכדי למלא את המיכל, צריך לתכנן נכון את סדר הפעולות. אילו הייתי ממלא במיכל מים, ואחר כך חול, אבני חצץ, ולבסוף גם מנסה להכניס את האבנים הגדולות – אין סיכוי שהייתי מצליח בכך. אבל מאחר שפעלתי בסדר נכון, הצלחתי למלא את המיכל באופן מלא, תוך ניצול מירבי של כל מילימטר מעוקב!

והוא הדין באשר לזמן שלנו. הזמן – הוא כמו מיכל גדול, שאליו אנו יכולים ליצוק תוכן. בכדי לנצל את המיכל עד תום – עלינו להכניס אליו בראש ובראשונה את האבנים הגדולות - את הדברים החשובים לנו ביותר על פי סולם הערכים שלנו: מטרות רוחניות, משפחה – זוגיות והורות, עבודה – פרנסה, וכן הלאה. כל אחד והאבנים שלו...

רק לאחר מכן – ניתן למלא את החללים שנותרו באבני חצץ, בחול ובמים, כלומר: במשימות שונות נוספות, חשובות פחות, על פי סדר חשיבותן, כאשר כל אחד מאתנו צריך להגדיר את חשיבותן וגודלן של האבנים הנוספות שהוא מבקש להכניס אל מיכל הזמן שלו... הכלל הוא, כי ככל שה"אבן", כלומר: המשימה, חשובה יותר – כך יש להקדים ולהכניס אותה אל המיכל, כאשר למשימות החשובות פחות – ניתן למצוא זמן בין לבין, במרווחים שיווצרו בין המשימות החשובות יותר.

כמובן, יש גם למיין את המשימות היומיומיות שלנו, בהתאם לנפח שלהן. משימות מורכבות, משמעותיות, הדורשות זמן רב לביצוען – יש לתכנן מראש ולהקדיש להן זמן מתוכנן ומוגדר. לעומת זאת, משימות פשוטות יותר, שאינן דורשות זמן רב – ניתן לשלב בין המשימות האחרות, ובאופן זה לנצל את מלא הזמן באופן מיטבי.