מהרהורי לבה של מפיקת אירועים

עושים סדר בבלגאן

שניה לאחר שמצאת את האחת, רגע אחרי שנגמר הווארט ואחרוני המוזמנים עוזבים לביתם, במקביל להיכנסו של השקט שאחרי הסערה עולות וצצות השאלות לחלל הבית. אולם או גן אירועים? די. גיי או להקה? חופה בפנים או...בחוץ? ואולי בכלל נעשה חתונת קונספטמצומצמת אל מול חומות העיר העתיקה בירושלים...!?

התחושה בקרב מאורסים רבים הינה תחושת מועקה, לחץ ומעל לכל בלבול. שטף המושגים שעוטפים אותם ההיצע העצום הקיים כיום בענף החתונות בישראל וכמובן הרצון לבידול ולייחודיות יוצרים עומס שלא תמיד קל להתמודד איתו...

אז איך מתחילים?

הצעד הראשון והחשוב מכל הינו הגדרת תקציב האירוע. נקיטה בטקטיקה של "אנחנו ננסה להוריד את כל הספקים במחיר, נגיע לכמה שנגיע ויהיה בסדר " על פי רוב תתברר כמוטעת ותגרור בעקבותיה הוצאות לא מתוכננות ופעמים רבות מיותרות לכן חשוב מאוד להגדירתקציב לאירוע.הגדרת אופי האירוע )קונספט בעגה המקצועית( הינו אחד הצעדים בחשובים ביותר בדרך אל היעד.

מהקונספט שייבחר ייגזר האירוע כולו, אם מדובר בחתונה פסטורלית שתשדר שליוה ורוגע, המיקום שייבחר יהיה על פי רוב בחיק הטבע, העיצוב יכלול אווירה שלווה ויש להניח כי המעצב שיופקד על המלאכה ייתן לגוונים ירוק ולבן לשלוט במלאכה והכלה תבחר בשמלה קלילה אוורירית ונשפכת. לעומת זאת, אירוע הנושא אופי יוקרתי ואריסטוקרטי ייערך על פי רוב באולם אירועים יוקרתי ומפואר כאשר האמירה של בעלי השמחה משודרת כבר ברגע קבלת ההזמנה עם לוגו האולם על גביה. סביר להניח שהעיצוב כולו יקרין עושר, כבוד, יוקרה.התאורה גם היא תהיה בהתאם ומרכזי השולחן יעוצבו באופן מעורר השתאות.

כשמדובר באירוע פרטי- חתונה, בר מצוה, אירוסין, ימי הולדת חגיגיים במיוחד, מסיבות שבע ברכות, וימי נישואין- הקונספט ייגזר על פי רוב מהאופי של הזוג עצמו ומתחומי העניין העוטפים את חייהם. ההסתברות שזוג מושבניקים יבחרו להתחתן בחתונה גרנדיוזית באולםשמחות יוקרתי ושאיש עסקים מצליח ואשת קריירה משגשגת יחליטו להינשא בחתונת שאנטי אמנם קיימת אך נמוכה מאוד.

לכן כשאתם מחליטים על אופי האירוע מאוד חשוב שהוא יהיה כזה שתוכלו בקלות להתחבר אליו ולהרגיש שייכים. אחרי הכל זה האירוע שלכם ואתם צריכים להרגיש הכי בנוח שבעולם. אני יודעת שעל פניה נשמעת האמירה הזו טריוויאלית משהו אולם בפועל, רבים המקרים בהם הזוג מרגיש לא בנוח אל מול רצונותיהם של ההורים, מה שמקובל בקרב המשפחה המורחבת או מתחייב בשל המעמד של ההורים והקולגות מהעבודה מציאות שפעמים לא מעטות מובילה למצב שהחתן והכלה אורחים ומרגישים לא בנוח בחתונה שלהם, לכן עדיף להתגבר על רגשי אי הנעימות, המבוכה וחוסר הנוחות ולהגיע להחלטה משותפת וברורה של כל הנוגעים בדבר לגבי האופי שעתיד לשאת האירוע שלכם.

מאוד לא מומלץ לוותר על השלב הזה שכן מעבר לתחושת חוסר הנוחות והמבוכה שתיגרם לכלה ביישנית וצנועה שתמצא עצמה ניצבת תחת החופה בחתונה גרנדיוזית למדי או לחילופין כלה איסטניסטית שתמצא עצמה נאבקת בגרגירי חול ולחות איומה בעודה צועדת אל החופה ומבינה שעל אף שדמיינה חופה רומנטית אל מול השקיעה על חוף הים בפעול ישנם עוד כמה פרמטרים שהיה כדאי לקחת בחשבון על מנת לאפשר לחופה הרומנטית הזו להתקיים באופן שיותיר זכרון נעים, קיים גם סעיף העלויות ופעמים רבות מוצאים עצמם זוגות מנפחים את החשבון באופן משמעותי ולצערי גם מיותר...

לאחר הגדרת התקציב מגיע השלב המ ה/ע נה מכולם (בחר/ י את הרצוי) חלוקת התקציב. בשלב זה יש לקחת בחשבון את הנגנים שיופקדו על המלאכה. לא אינני מתכוונת לבסיסט, מתופף ושאר הכשרונות שיופקדו על אווירת השמחה ברחבת הריקודים. אני מתכוונת לנגנים מסוג אחר....

כשמדובר באירוע חגיגי במיוחד מתרבים הפרטים הדורשים התייחסות, חשיבה מקדים. והתחשבות בכל הפרמטרים המרכיבים את החלום שלכם הם שיעזרו לו לקרום עור וגידים ולהפןך למציאות חיה.

הספקים ונותני השירותים הם התזמורת שתנגן בעבורכם את הסימפוניה, וכשמדובר באירוע בדיוק כמו במוסיקה זיוף ולו הקטן ביותר מצד אחד מחברי התזמורת יכול לעיתים לפגום בטעמו הטוב של אירוע שלם... המפיק, (ובהיעדר מפיק אתם) הוא המנצח על התזמורת הזו, ודואג למנוע זיופים, מבטיח שכל נגן ימלא את תפקידו בדיוק בזמן שנקבע לו ושאתם והאנשים שבחרתם שיהיו חלק מהשמחה שלכם תיהנו מכל רגע, רגועים, שלוים ועם חיוך ענק.

לכן, הצעד הראשון בבואכם לנצח על הסימפוניה הינו בחירת הספקים וחלוקת התקציב באופן נכון וחכם על מנת שלא לחרוג ממנו ולשמר את אופי התוצאה שברצוננו שתתקבל. מה שיעזור לכם בשלב הזה הוא הקונספט שבחרתם לאירוע והחשיבה המקדימה שעשיתם בנושא. אם לדוגמא החלטתם שאתם רוצים להתחתן בחתונה הסובבת סביב מוטיב מסוים הדגש יינתן על עיצוב האירוע בהתאם לקונספט שנבחר ופחות על החלל שייבחר לצורך האירוע, כלומר לרוץ ולסגור חוזה עם אחד האולמות הגדולים והיקרים בשוק (על אף שהצלחנו להוריד אותו מ 280 שקל למנה ל 200 שקל למנה וקיבלנו צופר חניה חינם לאורחים הכלולה במחיר המנה) תהיה טעות במקרה כזה. שכן בכך חיסלנו חלק נכבד מהתקציב והתשלום על העיצוב יוביל אותנו לחריגה מהתקציב. במקרה ומדובר בזוג מפוכח מחושב למדי בעבורו חריגה מהתקציב אינה אופציה תוטל על המעצב המשימה לעצב את החלל בקונספט הנדרש בסכום זעום מה שיוביל מן הסתם לתוצאה לא שלמה. כך שיצאנו קרחים משני הכיוונים... 

לסיכום,

אחרי המזל טובים ושבירת הצלחת, לפני שכל הקרובים והחברים מתחילים להעלות אופציות ולהרים טלפונים לספקים שונים במטרה להוציא מחירים טובים שבו רגע עם עצמכם ותגיעו לכדי החלטה מהו האופי שיישא האירוע שלכם. ובהתאם להחלטה שנתקבלה חלקו את התקציב שהגדרתם מראש, סדר עבודה זה יבטיח שהחלוקה תעשה בצורה חכמה והגיונית ואופי האירוע שבחרתם יישמר.

ועוד מילה קטנה לסיום,

לפני הכל ומעל הכל, הכי חשוב! קחו נשימה עמוקה ותיהנו מכל רגע ורגע ומכולם יחד!!! התקופה הזו היא תקופה מקסימה שלא תחזור, וחשוב ליהנות ממנה על אף ועם כל ההכנות ההתרוצצויות והסידורים.

אפרת קובן, מפיקת אירועים ואשת פרסום, מייסדת ומנהלת חברת 360 המתמחה בהפקות אירועים ובמיתוג. אפרת הקימה את מחלקת הכנסים של העיתון בשבע מקבוצת ערוץ 7 והפיקה עשרות אירועים שעוררו גלים בעולם המדיה בישראל, בין היתר תערוכת ללכת בין הכיפות, כנס היכלי הקודש, כנסי המנהלים בסדרה לחשוב מחוץ לקופסא ועוד