ששה חודשים בהמתנה מול הרמזור האדום

בדרך כלל, כשאנו מדברים על "ניהול זמן" – אנו מתחילים להלחץ... כיצד באמת ניתן להכניס לתוך הזמן המוגבל שעומד לרשותנו, כל כך הרבה משימות שאנו נדרשים לבצע? אנו צריכים להיות הורים, להיות בני זוג, לתחזק את הבית שלנו, לעבוד ולפרנס, לשמור על הבריאות וכמובן, בראש ובראשונה, לדאוג לערכים הרוחניים שלנו: ללמוד, להתפלל ועוד... מלבד זאת, חשוב לנו גם לשלב זמנים של פנאי, של הווי ושל הנאה, ואת כל זה – עלינו להספיק לבצע בעשרים וארבע שעות ביממה, כשחלק ניכר מהן מוקדש למשימות יומיומיות כמו אוכל, שינה וכיוצ"ב...

אולם האמת היא, שאם נפרק את המשימות שאנו מבצעים ביום יום, נמיין אותן ונבצע הערכה של חשיבותן והזמן שהן דורשות – נמצא כי חלקים ניכרים מהזמן שלנו מתבזבזים סתם כך...

מחקרים שנערכו בשנים האחרונות בנושא של ניהול זמן, גילו כי במהלך חיים שלמים אדם ממוצע אוכל במשך קרוב לחמש שנים, מחכה בתור – כארבע שנים, מנקה את הבית – כארבע שנים, מכין ארוחות – כשלש שנים, מחפש דברים שלא שם במקום – במשך כשנה תמימה, פותח ומתעסק בדואר בלתי רלוונטי – כשמונה חודשים, וממתין כששה חודשים לרמזור שיתחלף מאדום לירוק...

כלומר: זמן רב מתבזבז על משימות מיותרות, בלתי חשובות, וניתן לנצל אותו באופן יעיל וטוב הרבה יותר– באמצעות תכנון מוקדם. לשם כך, עלינו להגדיר מראש את המשימות החשובות לנו ביותר, ולסווג אותן על פי סדר חשיבותן.

עלינו לבחון מה הן המשימות החשובות לנו ביותר על פי סולם הערכים שלנו, מבחינה רוחנית, ולהקדיש להן זמן מוגדר מראש. עלינו לבחון מה הן המשימות החשובות לנו ברמה המשפחתית או הזוגית, ולקבוע גם בעבורן זמן קבוע. עלינו להביא בחשבון את המשימות שעלינו לבצע במסגרת העבודה השוטפת, לצורך פרנסה, ולהגדיר את הזמן המוקדש להן. לאחר מכן, ניתן למצוא זמן למשימות נוספות במרווחים שבין כל אלו...

כאשר אנו פועלים בצורה בלתי מתוכננת, ומגיבים אינסטינקטיבית להתרחשויות – אנו ממלאים את המיכל שלנו בחול ובמים, וכך, בסופו של דבר, לא נשאר מקום עבור האבנים – הדברים החשובים באמת...

הבה נקח לדוגמה, אדם שנדרש להעביר שמונה שעות מיומו במקום העבודה. הוא חוזר הביתה בשעות אחר הצהריים, ויש לו שעתיים להיות עם המשפחה. השעתיים הללו – יכולות להיות מנוצלות היטב לזמן איכות עם הילדים ולהשראת אוירה משפחתית של "ביחד". אולם נתאר לעצמנו שאותו אדם, במקום להקרין סביבו שמחה ואוירה חיובית – "מבזבז" את השעתיים הללו על ביקורת, גערות והפגנת חוסר שביעות רצון...

מה קרה כאן, בעצם? את אותן שעתיים, שהן המקום הפנוי במיכל שלו – הוא מילא בחול ובחצץ, במקום באבנים יקרות וגדולות! בסופו של דבר, הוא עשוי לגלות שנותרו לו רק עשר דקות אותן הוא יכול להקדיש לאוירה משפחתית חמימה, ועשר דקות הן מעט מדי ביחס לשעתיים שהוא יכול היה לנצל בצורה מיטבית!

ועוד דוגמה: נניח שאדם החנה את רכבו במקום שאסור לחניה, וקיבל דו"ח מפקח. הוא עשוי להקדיש זמן רב במהלך השעות הקרובות למחשבות מתסכלות, לכעס עצמי ולרגשות שליליים נוספים... אולם את הזמן הזה – הוא יכול היה להקדיש למטרות חשובות יותר, בלי ספק! למעשה, אותו אדם מילא את מיכל הזמן שלו בחול ובחצץ, במקום באבני חן יקרות!

באותה מידה, אדם עשוי לבזבז שעות ארוכות מדי יום על התעסקות במחשב, או בטלפונים מיותרים ובשיחות מסדרון, ולגלות בסופו של דבר כי לא נותר לו די זמן לבצע את כל המשימות החשובות לו באמת... כשאותו אדם יעשה חשבון בסופו של יום, הוא יגלה שהמיכל שלו אמנם התמלא לגמרי: לא נשאר לו אפילו רגע אחד פנוי... אבל במה הוא מילא את המיכל שלו? בחול ובחצץ! וכך, לא נשאר לו כלל מקום לאבנים החשובות.

לכן חשוב מאד לעצור מדי פעם, אפילו פעם בשבוע, לערוך תכנון שבועי של הזמן שלנו, לבחון ולהזכיר לעצמנו מהם הערכים החשובים לנו, לתכנן כיצד אנו משלבים אותם בתוך מערך סדר היום שלנו ורק את הזמן שנותר – להקדיש למשימות אחרות, שאינן חשובות כל כך...

הזמן השבועי שנקדים לתכנון מוקדם של השבוע הקרוב, הינו הזמן המתאים ביותר למלא את היומן, וכאן חשוב להדגיש: ביומן – עלינו למלא לא רק את המשימות השבועיות הנוגעות לעבודה שלנו, אלא גם את המשימות הנוגעות למשפחה שלנו, ואפילו את המשימות שקשורות לתחביבים שלנו. גם משימות אלו אינן חשובות פחות ממשימות שצריכות להתבצע במסגרת העבודה, ויש להעניק להן מקום מכובד ומסודר ביומן, במהלך תכנון הזמן לשבוע הקרוב.